Procédure de traitement des aléas
Objectif
La présente procédure décrit les modalités de gestion des événements imprévus susceptibles de perturber le déroulement normal d’une action de formation ou d’un bilan de compétences.
Elle vise à assurer, dans la mesure du possible, la continuité de la prestation et l’atteinte des objectifs définis.
Définition
Un aléa est un évènement imprévu, interne ou externe à l’organisme de formation, susceptible d’impacter le déroulement de la prestation.
Les aléas peuvent être notamment liés :
Au bénéficiaire
- Maladie
- Accident
- Difficulté familiale
- Panne de transport
A Travail & Sens
- Indisponibilité exceptionnelle
- Incident matériel ou informatique
- Difficulté technique
A l’environnement
- Coupure d’électricité
- Panne d’internet
- Conditions météorologiques
- Autre évènement exceptionnel
Signalement
Le bénéficiaire est invité à informer Travail & Sens dès que possible :
- Courriel : laure.mas@travail-et-sens.com
- Téléphone (appel ou sms) : + 33 6 77 96 59 46
- WhatsApp : +33 6 77 96 59 46
Lorsque l’aléa concerne Travail & Sens, le bénéficiaire est informé dans les meilleurs délais.
Analyse & Traitement
Chaque situation fait l’objet d’une analyse afin de déterminer la solution la plus adaptée.
Selon les circonstances, Travail & Sens peut notamment proposer :
- le maintien de la prestation à distance ;
- le report du rendez-vous ;
- un changement d’horaire ;
- une adaptation des modalités d’organisation.
Les mesures retenues sont adaptées à chaque situation afin de garantir, dans la mesure du possible, la continuité de la prestation et l’atteinte des objectifs. Chaque aléa fait l’objet d’un enregistrement dans le registre qualité de Travail & Sens précisant la nature de l’aléa, son analyse, les mesures mises en œuvre et leur résultat.
Clôture
L’aléa est considéré comme clôturé lorsque les mesures mises en œuvre ont permis la poursuite ou la reprise de la prestation dans des conditions satisfaisantes. La date de clôture est renseignée dans le registre qualité.
Suivi qualité
Chaque aléa fait l’objet d’un enregistrement dans le registre qualité de Travail & Sens. Cet enregistrement précise :
- la date du signalement ;
- la nature de l’aléa ;
- l’analyse réalisée ;
- la solution retenue ;
- la personne responsable de sa mise en œuvre ;
- la date de clôture ;
- les éventuelles actions d’amélioration décidées.
Les informations enregistrées permettent d’assurer le suivi des aléas et d’alimenter la démarche d’amélioration continue de Travail & Sens. Une analyse est réalisée au moins une fois par an afin d’identifier les situations récurrentes et, le cas échéant, de mettre en œuvre des actions d’amélioration.
Les enregistrements sont conservés pendant une durée de trois ans.